Shopware Prozessautomatisierung

Für effizientere E-Commerce-Abläufe

Viele Onlineshops wachsen schneller als ihre internen Prozesse. Was anfangs noch manuell funktioniert, kostet mit steigenden Bestellzahlen immer mehr Zeit. Bestellungen werden einzeln bearbeitet, Dokumente manuell verschickt und wiederkehrende Aufgaben von Mitarbeitenden übernommen.

Mit einer individuellen Shopware-Prozessautomatisierung lassen sich diese Abläufe digitalisieren. Statt zusätzlicher Arbeitsschritte entstehen automatisierte Workflows, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und Mitarbeitende entlasten.

Mit steigenden Bestellzahlen werden manuelle Abläufe schnell zum Zeitfresser. Individuelle Shopware-Prozessautomatisierungen digitalisieren wiederkehrende Aufgaben, sparen Zeit, reduzieren Fehler und entlasten Ihr Team.

Typische Herausforderungen im Shopware-Alltag

Mit zunehmendem Bestellvolumen stoßen viele Unternehmen auf ähnliche Probleme.

Viele dieser Aufgaben lassen sich automatisieren, häufig sogar ohne Änderungen an den eigentlichen Geschäftsprozessen.

  • Bestellungen müssen einzeln bearbeitet werden.

  • Rechnungen oder Lieferscheine werden manuell versendet.

  • Wiederkehrende Aufgaben werden regelmäßig vergessen.

  • Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit Routinearbeiten.

  • Interne Prozesse wachsen nicht mit dem Unternehmen mit.

Individuelle Shopware-Lösungen für automatisierte Geschäftsprozesse

Problem: Hunderte Bestellungen müssen täglich einzeln in Shopware bearbeitet werden

Ausgangssituation

Ein wachsender Onlineshop verarbeitet täglich zahlreiche Bestellungen. Jede Bestellung muss einzeln geöffnet, geprüft, der Status geändert und Dokumente erstellt werden.

Herausforderung

Mit steigenden Bestellzahlen wächst der Bearbeitungsaufwand erheblich. Die manuelle Abarbeitung kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern.

Standard­möglichkeiten

Shopware ermöglicht die Bearbeitung einzelner Bestellungen, bietet jedoch nur begrenzte Möglichkeiten für eine komfortable Massenverarbeitung.

Unsere Lösung

Wir haben eine individuelle Shopware-Erweiterung entwickelt, mit der mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeitet, Status geändert und Dokumente gesammelt erstellt werden können.

Ergebnis

  • deutlich schnellere Auftragsbearbeitung

  • weniger Klicks

  • geringere Fehlerquote

  • effizientere Lager- und Versandprozesse

Problem: Generierte Dokumente sollen automatisch Folgeprozesse in Shopware auslösen

Ausgangssituation

Nach dem Erstellen einer Rechnung oder eines Lieferscheins sollen automatisch weitere Prozesse starten, beispielsweise der Versand einer E-Mail oder die Übergabe an ein Drittsystem.

Herausforderung

Im Shopware-Standard stehen hierfür nur eingeschränkte Auslöser zur Verfügung.

Standard­möglichkeiten

Viele gewünschte Automatisierungen lassen sich mit dem Standard-Flow-Builder von Shopware nicht oder nur über Umwege umsetzen.

Unsere Lösung

Wir haben den Flow Builder um zusätzliche Ereignisse erweitert. Dadurch können Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Stornos unmittelbar Folgeaktionen auslösen.

Ergebnis

  • weniger manuelle Zwischenschritte

  • vollständig automatisierte Dokumentenprozesse

  • höhere Prozesssicherheit

Problem: Bestimmte Aufgaben sollen erst Tage nach der Bestellung in Shopware erfolgen

Ausgangssituation

Viele Prozesse sollen nicht sofort, sondern zeitversetzt ausgeführt werden, beispielsweise eine Bewertungsanfrage oder eine Information bei Lieferverzögerungen.

Herausforderung

Shopware bietet hierfür standardmäßig keine zeitgesteuerten Ereignisse.

Standard­möglichkeiten

Oft werden Erinnerungen manuell durchgeführt oder über externe Systeme organisiert.

Unsere Lösung

Wir haben eine Shopware-Erweiterung entwickelt, die definierte Workflows automatisch nach einer frei wählbaren Anzahl von Tagen startet.

Ergebnis

  • automatisierte Nachfassprozesse

  • keine vergessenen Aufgaben

  • konsistente Kundenkommunikation

Problem: Lager und Versand benötigen eine andere Reihenfolge der Artikel

Ausgangssituation

Nach dem Bestelleingang sollen Artikel alphabetisch oder nach Artikelnummer sortiert werden, um Lagerprozesse zu vereinfachen.

Herausforderung

Die Reihenfolge der Bestellpositionen entspricht häufig nicht den internen Arbeitsabläufen.

Standard­möglichkeiten

Eine automatische Sortierung der Positionen ist im Shopware-Standard nicht vorgesehen.

Unsere Lösung

Wir haben eine individuelle Sortierlogik entwickelt, die Bestellpositionen automatisch nach frei definierbaren Kriterien ordnet.

Ergebnis

  • schnellere Kommissionierung

  • effizientere Lagerabläufe

  • weniger Suchaufwand

Problem: Kunden sollen nur in bestimmten Zeiträumen in Shopware Hinweise erhalten

Ausgangssituation

Während Betriebsferien, saisonalen Aktionen oder Lieferengpässen sollen Kunden gezielt informiert werden.

Herausforderung

Texte müssen häufig manuell angepasst und später wieder entfernt werden.

Standard­möglichkeiten

Shopware bietet hierfür keine zeitgesteuerte Steuerung über mehrere Bereiche hinweg.

Unsere Lösung

Wir haben eine Erweiterung entwickelt, mit der Hinweise zeitgesteuert im Checkout, im Conversion Header oder in Transaktions-E-Mails ausgespielt werden.

Ergebnis

  • automatische Kundenkommunikation

  • weniger Pflegeaufwand

  • konsistente Informationen über alle Kontaktpunkte

Warum Shopware Prozessautomatisierung langfristig Zeit und Kosten spart

Wenn Prozesse langsamer werden, liegt die Ursache häufig in wiederkehrenden manuellen Aufgaben.

Durch individuelle Shopware-Automatisierungen lassen sich Abläufe standardisieren und beschleunigen. Mitarbeitende gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, während Routineaufgaben zuverlässig im Hintergrund ablaufen.

Vorteile einer Prozessautomatisierung:

  • geringerer manueller Aufwand
  • schnellere Bearbeitungszeiten
  • weniger Fehler
  • höhere Prozessqualität
  • bessere Skalierbarkeit bei steigendem Bestellvolumen

Unser Vorgehen

  1. Analyse Ihrer bestehenden Prozesse
  2. Identifikation manueller Arbeitsschritte
  3. Entwicklung eines individuellen Automatisierungskonzepts
  4. Umsetzung der Shopware-Erweiterung
  5. Test und Qualitätssicherung
  6. Einführung und kontinuierliche Optimierung

Lassen Sie Ihre Shopware-Prozesse für sich arbeiten!

Manuelle Routinen kosten täglich Zeit und bremsen das Wachstum Ihres Onlineshops. Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe und entwickeln individuelle Shopware-Lösungen, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren und Ihre Prozesse nachhaltig effizienter machen.

Lea Schmidt
Lea Schmidt

Lea Schmidt
Lassen Sie uns kurz miteinander sprechen.


    Bei dieser Anfrage handelt es sich um keinen verbindlichen Kaufabschluss.

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    Häufige Fragen zur Shopware Prozessautomatisierung

    Grundsätzlich lassen sich viele wiederkehrende Abläufe automatisieren, beispielsweise Bestellverarbeitung, Dokumentenerstellung, Statusänderungen, Benachrichtigungen oder interne Freigabeprozesse. Welche Automatisierungen sinnvoll sind, hängt von Ihren Geschäftsprozessen und den eingesetzten Systemen ab.

    Eine Automatisierung lohnt sich oft bereits dann, wenn dieselben Arbeitsschritte regelmäßig manuell durchgeführt werden. Besonders bei steigenden Bestellzahlen oder mehreren Mitarbeitenden entstehen schnell Zeitverluste und Fehlerquellen, die sich durch automatisierte Workflows vermeiden lassen.

    Ja. Der Shopware Flow Builder bietet bereits viele Möglichkeiten. Reichen diese nicht aus, können zusätzliche Auslöser, Bedingungen oder Aktionen individuell entwickelt werden, sodass sich auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren lassen.

    Ja. In der Praxis greifen viele Prozesse ineinander. Beispielsweise kann nach einer Bestellung automatisch ein Dokument erstellt, ein Status geändert, eine Benachrichtigung versendet und einige Tage später eine weitere Aktion ausgelöst werden. Durch die Kombination mehrerer Workflows entstehen durchgängige, automatisierte Prozessketten.

    Ja. Individuelle Automatisierungen können in vielen Fällen auch in bestehende Shopware-Installationen integriert werden, ohne den Shop vollständig neu aufzubauen. Vor der Umsetzung prüfen wir die vorhandenen Prozesse und entwickeln eine Lösung, die sich möglichst nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt.

    Externe Tools können viele Aufgaben übernehmen, benötigen jedoch oft zusätzliche Schnittstellen und erhöhen die Komplexität der Systemlandschaft. Individuelle Shopware-Erweiterungen arbeiten direkt im Shop, greifen auf bestehende Daten und Prozesse zu und lassen sich exakt an Ihre Anforderungen anpassen. Dadurch entstehen häufig stabilere und effizientere Lösungen.